PRIVACYVERKLARING

Man in Finance (MinF) hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met de informatie die u aan MinF verstrekt of die op andere wijze wordt verkregen. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Ook informatie die indirect iets over een individu kan zeggen, valt hieronder. Met deze verklaring voldoet MinF aan de informatieplicht zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.

Gegevens verwerkingsverantwoordelijke

MinF verwerkt persoonsgegevens om zijn producten te leveren, zijn diensten te kunnen verlenen, u waar nodig te kunnen doorverwijzen, de kwaliteit van de dienstverlening verder te optimaliseren en om persoonlijk met u als betrokkene in contact te treden. MinF is de verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens, zoals bedoeld in de AVG. De contactgegevens van MinF zijn als volgt:

Doelen van de gegevensverwerking

MinF verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van producten/diensten, doorverwijzingen, verbetering van de dienstverlening en het persoonlijk contact met u. Dit omvat onder meer het volgende:

• Het bieden van de juridische dienstverlening (waaronder advisering, bemiddeling en verwijzingen) en/of MinF producten (zoals templates of webinars), oftewel het uitvoeren van de overeenkomst die met u is overeengekomen.
• Marketing- en communicatieactiviteiten. Hieronder valt ook het contact met u over het eventuele verlenen van diensten en/of het leveren van producten.
• Het versturen en innen van facturen.
• Het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de verplichtingen die MinF onder de Verordening op de advocatuur (VODA) heeft om u als klant te identificeren. Een ander voorbeeld is de verplichting tot het doen van een klantenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties die MinF onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) in sommige situaties heeft.

Soorten persoonsgegevens die worden verwerkt

MinF verwerkt de volgende (typen van) persoonsgegevens voor de bovengenoemde doelen:

• Uw volledige naam, (vestigings/werk)adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Als de Wwft van toepassing is, is MinF verplicht om aanvullende informatie te verzamelen. Een kopie van uw identiteitsbewijs zal hierbij worden opgevraagd en opgeslagen. Ook kan het voorkomen dat MinF een melding moet doen van een ongebruikelijke transactie, waarbij persoonsgegevens van u en uw financiële relatie(s) worden verwerkt, zoals bankrekeninggegevens.
• Persoonsgegevens in gegevens en documentatie die MinF van u of derden ontvangt ten behoeve van de juridische dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan stukken die u aan MinF toestuurt om te laten beoordelen en/of aan een derde partij (zoals een bank) toe te sturen.

Grondslagen gegevensverwerkingen

De genoemde gegevensverwerkingen vinden uitsluitend plaats op basis van de volgende verwerkingsgronden zoals bedoeld in artikerl 6 lid 1 AVG:

• Wettelijke verplichting: denk aan de verplichtingen uit de VODA en de Wwft.
• Uitvoering van een overeenkomst: de overeenkomst die u met MinF heeft gesloten om voor de juridische dienstverlening of de levering van producten.
• Verkregen toestemming: MinF verwerkt uw gegevens met uw toestemming voor de genoemde doelstellingen.
• Gerechtvaardigd belang: MinF heeft in verschillende situaties een belang bij verwerking van uw persoonsgegevens. Denk hierbij aan situaties waarin MinF u nieuws of reclame stuurt voor andere dienstverlening of producten van MinF, voor de juridische verdediging bij claims of aansprakelijkstellingen, voor de afhandeling van klachten, voor analyses van (krediet)risico’s die bij u kunnen spelen, voor het voorkomen van (en indien nodig het doen van aangifte) van fraude of andere strafbare feiten, voor het aanhouden van een eigen kennisdatabase, om intellectuele eigendom van MinF te handhaven en om de bedrijfsactiviteiten van MinF te kunnen uitvoeren.

Delen van persoonsgegevens met derde partijen

MinF deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen als dat echt noodzakelijk is voor de eerdergenoemde doelen. Denk daarbij aan de doorverwijzing naar andere gespecialiseerde advocaten, IT-experts, onderzoeksbureaus, accountants, boekhouders of notarissen. Een ander voorbeeld is het verstrekken van persoonsgegevens aan de bank (bv. voor het beantwoorden van Know Your Customer-/klantonderzoekvragen), aan de toezichthouder of ander met openbaar gezag beklede instantie (bv. voor het voldoen aan informatieverzoeken) of aan een gerechtelijke instantie (bv. in het geval van een gerechtelijke procedure).

Met de derde partijen die namens in opdracht van MinF uw persoonsgegevens verwerken, sluit MinF een verwerkersovereenkomst. Daarmee zijn die partijen op een vergelijkbare wijze ook aan de AVG gehouden. Door MinF ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Bijvoorbeeld in het geval u naar een andere gespecialiseerde advocaat wordt doorverwezen.

Beveiliging persoonsgegevens

MinF vindt het belangrijk om uw persoonsgegevens goed te beveiligen en te beschermen. Daarbij houdt MinF rekening met de huidige stand van de (IT- en beveiligings)techniek en neemt MinF passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. MinF gebruikt uitsluitend systemen en software die dit beveiligingsniveau bieden. Waar MinF van diensten van derde partijen gebruik maakt, zoals IT-leveranciers, zal MinF met die partijen afspraken maken over adequate beveiligingsmaatregelen.

Bewaartermijn

MinF bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de eerdergenoemde doelen van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

Uw rechten als betrokkene

Boven in deze privacyverklaring staan de contactgegevens van MinF opgenomen (onder het kopje ‘Gegevens verwerkingsverantwoordelijke’). Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via die contactgegevens. MinF stuurt u binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek een reactie op uw verzoek. Hou er alstublieft rekening mee dat zich omstandigheden kunnen voordoen waarbij MinF geen of niet volledige uitvoering kan geven aan uw verzoek. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen (zoals die onder de Wwft).

MinF neemt alleen verzoeken in behandeling die zien op uw eigen persoonsgegevens. Om er zeker van te zijn dat MinF de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, vraagt MinF u ter verificatie om een kopie van uw identiteitsbewijs. Hierop moet de pasfoto en uw BSN zijn afgeschermd.

Website en cookies

Als u de website van MinF (www.minf.nl) bezoekt, worden kleine tekstbestandjes op uw computer, telefoon of tablet geplaatst. Deze worden ‘cookies’ genoemd. MinF plaatst uitsluitend cookies die zijn bedoeld om de website goed te laten functioneren. Er worden geen cookies geplaatst die voor marketingdoeleinden uw interesses bijhouden of voor analytische doeleinden uw surfgedrag volgen.

Aanpassingen, vragen en contact

MinF kan deze privacyverklaring op ieder gewenst moment aanpassen zonder voorafgaande kennisgeving aan u. Aanpassingen van de privacyverklaring ziet u op www.minf.nl. Raadpleeg daarom met regelmaat de website.

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via de boven in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens (onder het kopje ‘Gegevens verwerkingsverantwoordelijke’).